Точное количество гостей получают не одной рассылкой, а процессом: единый список адресатов, персональный RSVP, дедлайн раньше сроков подрядчиков, два напоминания и финальная фиксация изменений. Устное «скорее всего будем» не считается подтверждением.
Начните с домохозяйств, а не сообщений
В таблице укажите каждое приглашение отдельной строкой: кому адресовано, сколько взрослых и детей включено, разрешён ли +1, контакт, канал отправки и статус. Так семья из четырёх человек не превратится в один неясный ответ.
Какие поля дают точное число
- имя и фамилия;
- «Сможете ли вы присутствовать?» с вариантами да/нет;
- имена остальных приглашённых из семьи;
- подтверждение участия ребёнка или +1, если они указаны;
- участие в отдельных днях уикенда;
- необходимость трансфера и проживания;
- питание и аллергии;
- контакт для уточнений.
Не позволяйте свободно добавлять неуказанных людей. Если состав может меняться, добавьте поле «Есть вопрос по составу приглашения».
Рабочий график
- Поставьте дедлайн RSVP за 1–2 недели до финального срока площадки.
- После рассылки проверьте доставку.
- За 7–10 дней до дедлайна напомните тем, кто не ответил.
- На следующий день после дедлайна напишите лично.
- К своей внутренней дате закройте неопределённые статусы звонком.
Как передать число подрядчикам
Разделите финал на взрослых, детей, персонал и подрядчиков; отдельно посчитайте каждое меню, посадочное место, трансфер и ночь. Зафиксируйте дату среза и правила поздних изменений. Храните одну мастер-таблицу, а не несколько копий.
Закажите свадебный сайт за 12 часов
Напишите нам в Telegram — поможем выбрать дизайн и собрать на одной странице текст, программу, карту, дресс-код и RSVP-анкету.